Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej prowadzonej przez Administratora oraz zasady wykorzystywania plików cookies. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony prywatności użytkowników oraz bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest: INNOVATE SOLUTIONS Sp. z o.o. z siedzibą w: Rawałowice 120, 32-010 Kocmyrzów-Luborzyca wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem: 0001089089 NIP: 6821804665 REGON: 527850621 adres e-mail: biuro.innovatesolutions@gmail.com (dalej: „Administrator”).

3. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać dane osobowe użytkowników w zakresie: 1. danych identyfikacyjnych i kontaktowych, takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli zostanie podany w wiadomości), 2. danych zawartych w treści korespondencji e-mail, 3. danych niezbędnych do realizacji usług tłumaczeniowych, w tym danych zawartych w dokumentach przesłanych przez klienta (np. dane adresowe, dane identyfikacyjne, dane finansowe lub inne dane znajdujące się w dokumentach).

4. Sposób pozyskiwania danych

Dane osobowe mogą być pozyskiwane przez Administratora w następujący sposób: poprzez kontakt e-mailowy użytkownika z Administratorem, poprzez treść wiadomości wysyłanej przez użytkownika za pomocą własnego programu pocztowego (np. Gmail, Outlook) po kliknięciu linku e-mail na stronie internetowej. Administrator nie prowadzi formularza kontaktowego ani systemu przesyłania plików bezpośrednio przez stronę internetową.

5. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe użytkowników przetwarzane są w następujących celach: 1. udzielenia odpowiedzi na wiadomość e-mail oraz prowadzenia korespondencji, 2. przygotowania wyceny usług tłumaczeniowych, 3. zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług tłumaczeniowych, 4. wystawienia dokumentów księgowych (np. faktury VAT), 5. rozpatrywania reklamacji i zgłoszeń, 6. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, 7. zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej.

6. Podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do zawarcia i wykonania umowy (realizacja tłumaczeń), art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (np. obowiązki podatkowe i księgowe), art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (np. kontakt, archiwizacja korespondencji, obrona przed roszczeniami), art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (jeśli w przyszłości zostaną wdrożone narzędzia wymagające zgody, np. analityczne cookies).

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić: uzyskanie odpowiedzi na zapytanie, przygotowanie wyceny, zawarcie umowy i realizację usługi tłumaczenia.

8. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w szczególności: podmiotom świadczącym usługi księgowe i rachunkowe, dostawcom usług IT oraz hostingu strony internetowej, dostawcom poczty elektronicznej, podmiotom świadczącym usługi prawne (w przypadku dochodzenia roszczeń lub sporów). Administrator nie udostępnia danych osobowych osobom trzecim w celach marketingowych.

9. Powierzenie przetwarzania danych

Administrator może powierzać przetwarzanie danych osobowych podmiotom przetwarzającym (np. hosting, obsługa IT, księgowość) na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnych z RODO.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jednocześnie Administrator informuje, że korzystanie z usług dostawców poczty elektronicznej (np. Gmail, Outlook) może wiązać się z przetwarzaniem danych na serwerach znajdujących się poza EOG, w zależności od dostawcy usług pocztowych użytkownika. W przypadku wdrożenia usług analitycznych takich jak Google Analytics, dane mogą być przekazywane do państw trzecich (np. USA) na zasadach określonych w regulaminach tych dostawców oraz zgodnie z obowiązującymi mechanizmami ochrony danych.

11. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, w szczególności: dane związane z korespondencją e-mail – przez czas niezbędny do obsługi zapytania oraz archiwizacji korespondencji, dane związane z realizacją umowy – przez czas trwania umowy oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, dane księgowe (np. faktury) – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (zwykle 5 lat).

12. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa: prawo dostępu do danych, prawo sprostowania danych, prawo usunięcia danych (jeśli nie ma podstaw do dalszego przetwarzania), prawo ograniczenia przetwarzania, prawo przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody). W celu realizacji praw można skontaktować się z Administratorem poprzez e-mail: biuro.innovatesolutions@gmail.com

13. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

14. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, w szczególności zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą danych, ich uszkodzeniem lub nieuprawnioną modyfikacją.

15. Poufność dokumentów przekazywanych do tłumaczenia

Administrator zapewnia poufność dokumentów przekazywanych w celu realizacji usług tłumaczeniowych. Dostęp do dokumentów mają wyłącznie osoby upoważnione, niezbędne do wykonania tłumaczenia. Dokumenty oraz dane zawarte w nich nie są udostępniane osobom trzecim bez podstawy prawnej lub wyraźnej zgody klienta, z wyjątkiem przypadków wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

16. Pliki cookies

Strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) w celu zapewnienia prawidłowego działania strony. Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej.

17. Linki do zewnętrznych stron

Strona internetowa może zawierać linki do zewnętrznych serwisów (np. poczty Gmail, Outlook). Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady przetwarzania danych osobowych stosowane przez podmioty trzecie. Zaleca się zapoznanie z politykami prywatności tych serwisów.

18. Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator może dokonywać zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa lub zmian technologicznych związanych z funkcjonowaniem strony internetowej. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej. Data ostatniej aktualizacji: 16.02.2026